审核意见应记录为“问题、依据、修✨改建议、处理结果”四项内容。多人协作时,应保留修改版本和意见处理记录,避免同一段文字📚被重复修改,或者未经确认的意见被误认为最终结论。
已知事实包括时间、地点、主体、事件经过、现有文件、已完成工作和客观结果。事实应尽量使用可🎆以核验的表述,例如“某部门于某日提交材料”,不要使用“及时提交”“基本完成”等无法判断标准的词语。
文件撰写应先确定读者需📚😎要做什么,再安排正文顺序。不同类型的文件不宜套用同一套结构,但大多数编号类材料都可以从“背景、事项、要求、责任、时间、附件”中选择适用部分。
正文每一节都应回答一个具体问题:发生了什么、谁负责、何时完成、按照什么标准完成、未完成如何处理。没有实际作用的背景介绍应压缩,不能用大段概念替代操作要求。
待确认事项包括金额、日期、人员姓名、责任边界、附件清单、保密📚级别和审批人。待确认内容可以放入起草清单或文档批注中,正式定稿前必须逐项关💡闭,不能依靠上下文猜测。